воскресенье, 20 марта 2011 г.

Как организовать пространство рабочего стола


Я не люблю работать в захламленном пространстве. За грязным рабочим столом моя продуктивность падает в разы. Я уже молчу о вдохновении, оно штука капризная, и грязи не любит. Но это касается не только (и даже не столько) рабочего стола как такового (в смысле предмета мебели в кабинете), но и рабочего стола Винды в моем ноуте. Конечно, грязные чашки и горы бумаг на кабинетном столе чрезвычайно отвлекают, но и столбики разнообразных ярлыков на рабочем стола компа мне мешают не меньше.

Один из способов решения этой проблемы: МИНИМУМ ярлыков. То есть оставляете на столе ярлыки «Мой компьютер», «Корзина», «Мои документы» и до 7-10 ярлыков программ, которым реально пользуетесь. Подход чудный. Единственное что нужно следить, чтобы вновь загружаемые программы не устанавливали свои ярлыки на рабочий стол. И время от времени проводить актуализацию необходимых ярлыков. У меня даже есть такой пункт в рабочем недельном плане: «почисти рабочий стол».

Но у этого способа есть один (для меня существенный) минус: нужно четко помнить, куда вы что сохранили при закачке файлов, при создании новых материалов, и где хранится фильм, который вы еще не досмотрели. Если же с этим не все так гладко, то создается широчайший простор для прокрастинации. Ведь когда у вас все необходимое для работы собрано в одном месте, осталось только взять и сделать, шансов что это будет сделано намного больше. Например, для того чтобы пуговица была пришита, мне надо предварительно найти ножницы, нитки, иголку, запасную пуговицу, достать вещь из шкафа. Пока я буду все это по квартире собирать, 1000 разных дел меня отвлекут, и пуговица, скорее всего так и останется несъеденной лягушкой. Аналогия, надеюсь понятна.

Второй способ я несколько лет назад случайно встретила на просторах интернета. Сейчас честно пыталась найти, дабы упомянуть автора и дать ссылку, но не нашла. Поэтому если кто найдет, пожалуйста, ткните меня.

Суть в чем: рисуете на рабочем столе, нечто вроде простейшего органайзера и все ярлыки необходимые вам для работы распихиваете по воображаемым ячейкам, как по полкам шкафа. Идея была в привязке к рабочей неделе. Выглядело примерно вот так:


Способ хорош, для студентов (обычно учу своих первокурсников так организовывать рабочий стол, убивая сразу ТРЕХ зайцев и в графическом редакторе поработали, и рабочий стол настроили, и как то дела упорядочили) и школьников. Одно время, пока я была ассистентом и вела большую разнообразную нагрузку только по учебному процессу, мне так тоже было удобно. Набросала по дням недели, что необходимо и вперед. Но сейчас, когда моя работа стала более разнообразной, а самое главное, с более гибким графиком (хотя и не полностью еще), мне такой недельно-календарный подход неудобен. И я переделала свой рабочий стол, разбив его по проектам, приближенным к жизненным сферам (помните метод «Колесо жизненного баланса»). Вот так:

 

В полном виде с ярлыками (все что было чересчур личное, я удалила) выглядит так:


 

Конечно, дизайн тут явно подкачал. Иногда меня так и подмывает сесть и сделать в Фотошопе или GIMP какую-нибудь красоту. Но я душу этот перфекционизм на корню, потому что это явно из разряда НЕВАЖНОЕ и НЕСРОЧНОЕ, если верить старику Эйзенхуаэру, а он, говорят, знал в этом толк.

пятница, 18 марта 2011 г.

Аптечка. Карты разума. Жар и простуда.

Продолжаю схему домашней аптечки, начатую здесь.
Сделала раздел, посвященный жаропонижающим и противопростудным препаратам. Как видите есть вопросы. Всем ответившим, буду признательна!
 Дальше на очереди проблемы желудочно-кишечного тракта.

четверг, 17 марта 2011 г.

Аптечка. Карты разума.

По просьбе мужа и бабушки, которые часто остаются с детьми, но совершенно не разбираются в аптечке, ваяю схему применения лекарств. Идея в том, чтобы на внутреннюю дверцу аптечки наклеить и всегда можно было соориентироваться.
Использую для этого подход Карт Разума. Это такая схема, когда от центрального обозначения расходятся лучи и можно переходя по веткам дойти до нужного.
Вот наваяла раздел "Кожа". Еще не совсем закончила, но все же. Гляньте, кто разбирается, опытным глазом нет ли явных глупостей. 

Когда закончу, поделюсь со всеми желающими, если таковые найдутся. 

среда, 16 марта 2011 г.

Матрица Эйзенхауэра


Когда дел накапливается очень много, я просто теряюсь, за какое из них хвататься. Как не упустить, что то архиважное, потратив весь лимит времени на то, что можно было сделать и позднее? Знакомо, не правда ли?

Если знакомо, то вам сюда! Вот один из способов разобраться с делами. А точнее определить какое из них делать в первую очередь, а какое может и подождать. Этот метод как ясно из заголовка придумал Эйзенхауэр. И заключается он в том, чтобы все дела, которые вы себе напланировали, разделить по двум признакам: важность и срочность. Таким образом, мы получим четыре категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Все эти группы дел запишем в некую таблицу, именуемую матрицей за некоторое сходство с последней.

Срочные
Несрочные
Важные
Дела
Дела
Дела
Дела
Неважные
Дела
Дела
Дела
Дела

Я не знаю, как вы, а я - человек ленивый. Мне лучше день потратить, потом за час долететь. Так во всем, и в этом методе тоже. Что я имею ввиду: допустим у меня есть электронный список текущих дел. Для того чтобы воспользоваться этим методом мне его надо переформатировать или (еще хуже) переписать. Увы, мне это не подходит. И я придумала, как и волка накормить и овец сохранить. ( Что то меня сегодня на крылатые выражения понесло J). Я сделала Excel файл, который из списка дел формирует такую матрицу практически без моего участия. Мне нужно только расставить показатели важности, да отметить срок. Ах, еще чуть не забыла, самое сложное J надо нажать кнопку «Сформировать матрицу» и получить результат.

Вот как это выглядит:


После нажатия кнопки формирования матрицы, будет собственно матрица сформирована ( неожиданно правда? J ) и выполнен переход на следующий лист.



А вот как будет выглядеть результат:



Собственно файл можно скачать здесь

Важное предупреждение: формирование матрицы Эйзенхауэра реализовано на языке программирования VBA. Поэтому, чтобы кнопка работала, необходимо разрешить воспроизвдение макросов. Для этого нужно войти в параметры Excel и в разделе Безопасность (Центр управления безопасностью) разрешить запуск макросов. Как правило, после этого, Excel нужно закрыть, потом снова открыть. Подробно не пишу, так как в каждой версии ( 2000, 2007, 2010) есть отличия. Но если непонятно, обращайтесь, напишу подробности.


Детализированное колесо баланса


В одном из своих предыдущих постов рассказывала о мощном инструменте мотивации и самоорганизации под названием Колесо баланса. В этом инструменте предлагается выделить основные сферы вашей жизни и умозрительно оценить в какой сфере вы успешнее, какая у вас «хромает», где вы середнячок, ну и т.п. Увидев эту перекошенную (как правило) картинку, можно понять куда двигаться дальше чтобы достичь физического и душевного равновесия.
Одним из самых слабых мест с точки зрения алгоритмически мыслящего человека в этой методе это умозрительная оценка вашей успешности в каждой из сфер. Для того чтобы несколько «оцифровать» этот подход существует метод «детализация колеса баланса». Здесь нужно сделать следующее

  1. В словесной форме описать, что собственно вы подразумеваете под успешностью в каждой сфере. Перечислить буквально по пунктам, что вы имеет ввиду по сферой например «Здоровье». Ну скажем, 1) такой-то вес 2) бег по утрам 3) пророщенная пшеница 4) ежегодный профосмотр 5) отсутствие зубных проблем или что-то еще.
  2. Поставить себе балл за каждый пункт. Можно 0 или 1, а можно более плавающую от 0 до 1, например 0.2 или 0.5.
  3. Подсчитать количество баллов за каждую сферу
  4. Свести их к какой-то общей шкале. Это необходимо так как в каждой сфере у вас может быть разное количество пунктов. Где-то 2, а где то 7. Поэтому и сумма баллов будут отличаться. Ведь согласитесь 2 из 2, это результат в 100%, в то время как 2 из 7 только 30%. Здесь не важно сколько баллов будет в вашей шкале:5, 10, 12 или 100. Важно чтобы все сферы были пересчитаны в единую шкалу. Как это сделать, очень просто:
    Результирующий балл=Подсчитанный балл/Количество пунктов в вашей сфере*Единая шкала.
    Пример:
    В вашей сфере здоровья 5 пунктов. Вы оценили их в 4 балла.
    В вашей сфере финансов 7 пунктов. Вы оценили их тоже в 4 балла.
    Несмотря на то, что баллы получились одинаковые, относительно друг друга они разные.
    Пересчитаем их в единую шкалу, скажем десятибалльную.
    Для здоровья: 4/5*10=8
    Для финансов: 4/7*10= 5.7.

    Теперь мы можем сравнить и оценить что в сфере «здоровье» вы добились большего успеха чем «Финансы».
  5. Теперь можно построить колесо баланса на основе приведенных к единой шкале баллов.
Для упрощения работы я разработала Excel документ, который автоматически подсчитывает все баллы, и автоматически строит диаграмму Колеса балансов. В ней пользователю нужно только ввести свои пункты и баллы к ним. Все остальное программа сделает сама.

Иллюстрация:


 Перейдите на вторую страницу книги: 
     
И вы увидите полностью заполненную табличку и построенную диаграмму:


Подчеркиваю еще раз: ничего на второй странице заполнять НЕ нужно, все заполнится автоматически.

Наслаждайтесь! Excel - файл можно скачать здесь. 

вторник, 8 марта 2011 г.

Новое в моей жизни. Прокрастинация

Каждый день встречаюсь с новыми словами. Казалось бы девочка большая, словарный запас существенно превосходит словарь Эллочки Людоедки. Лектор как никак. А вот поди ж ты.   Что ни день, новое слово. Недавно повстречалась со словом ПРОКРАСТИНАЦИЯ. Я не только не знала что оно означает, но , чего там стесняться, и выговорила то его не сразу.
Но когда вникла, е-мое, это ж то что я делаю каждый день.
Итак, если верить Википедии:
Прокрастинация (англ. Procrastination, от лат. procrastinatuspro- (вместо, впереди) и crastinus (завтрашний)) — понятие впсихологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Выражается в «отлынивании» и исполнении обязательств в самый последний момент, а зачастую и тогда, когда все сроки уже миновали. 

Там еще много чего, но если вы захотите, то сами почитаете здесь.

Самое интересное не это, а извечный русский вопрос: " Что с этим делать?". Дополненный еще одним: "Почему это происходит?".  Я слыву в близких кругах особой весьма организованной и продуктивной, более того, я и сама себя таковой считаю считала.  Но второй  вопрос скорее философский и я поэтому поводу могу долго рассуждать и рефлексировать, выдвигая различные предположения от самоуничижительного " лень раньше тебя, негодяйка нехорошая девочка, родилась" до простительного "кто много работает, тому необходимо иногда расслабиться". Сути это не изменит: я  - весьма активный прокрастинатор. (Кстати мой весьма умный "проверяльщик орфографии" тоже не знает этого слова, ХА-ХА).
Вчера, например, вместо того, чтобы закончить подготовку к конференции,  я полвечера разглядывала блоки для пэчворка в англоязычных блогах. Ну люблю я пэчворк, но дело то стоит. Посему, на первый план выходит, пардон, первый же вопрос: "Что делать?".
Ну как оказалось, два метода я использую довольно активно:
1) Работа по таймеру. Причем в двух вариантах
     1.1. Когда мне совсем не хочется что-то делать а очень надо, я говорю себе "от 15 минут еще никто не умирал" и делаю необходимое отведенные 15 минут. Бывает что в процессе выполнения, отвращение проходит, и дело выполняется до победного конца. А если нет, не беда. Через какое-то время ( в зависимости от срочности и важности) назначаю следующие 15 минут.
  1.2. Когда мне очень хочется заняться чем-то захватывающим, но не обязательным, в ущерб необходимому, я ставлю таймер и говорю себе " расслабься в эти 15 минут, а потом, ты встанешь ( выключишь, включишь по ситуации) и сделаешь то  и то-то".
2) Лягушка. Об этом методе я уже писала. Вот здесь.
Здесь все просто. Небольшие ( как правило) или дробленные, неприятные дела, записываешь в общий список. И каждый день делаешь хоть что-то из списка. Постепенно список сокращается,  уровень самодовольства повышается, и лягушки поглощаются охотнее.

К этим двум методам хочу добавить еще один, несколько неожиданный:
Позволь себе лениться! Пусть взыграет народная мудрость новыми красками " Делу время - прокрастинации час". Отпусти себя и расслабься, пусть лень- релакс заполнит тебя до отказа, чтобы потом с новыми силами в бой на новые высоты! И не вздумай себя за это винить, наслаждайся каждой минутой.

Кому эти методы не походят, вот здесь есть другие.